¿Cómo estructurar el control de documentos basados en la norma ISO 14001?

control-documentos-iso14001Hoy os vamos a dar una serie de tips que serán clave para estructurar el control de documentos en base a la norma ISO 14001, una normativa que trata de cubrir todos los aspectos relacionados con la preservación del medio ambiente dentro de una empresa u organización.

La normativa ISO 14001 establece una serie de herramientas y medidas a implantar dentro de una empresa, totalmente responsables con el medio ambiente, que permiten instalar un Sistema de Gestión Ambiental eficaz, que demostrará el compromiso que tiene una empresa con el medio ambiente.

A continuación os vamos a mostrar las técnicas necesarias para controlar los documentos de la manera adecuada para mantener un Sistema de Gestión Ambiental y cumplir con la norma ISO 14001.

 

¿En qué consiste el control de documentos?

control-documentos-en-que-consiste

El control de documentos ayuda a mantenerse informado sobre el Sistema de Gestión Ambiental, lo que favorecerá su funcionamiento enormemente.

Si te encuentras en la fase de control de documentos, significará que estás en la última etapa de la implementación del Sistema de Gestión Ambiental, y que por tanto ya habrás implementado todos los puntos anteriores que establece la norma ISO 14001.

Te interesa:

Principales beneficios de instaurar un Sistema de Gestión Ambiental (SGA) en tu empresa.

El control de la documentación ambiental es muy importante, ya que es la única manera de retirar aquellos documentos que han quedado obsoletos, sustituyéndolos por otros renovados en base a la legislación actual, y así cumplir con la ISO 14001.

Para ello, lo más recomendable es establecer una estrategia o procedimiento en el que se detalle la metodología para controlar los documentos del Sistema de Gestión Ambiental, y así favorecer su localización, actualización, sustitución, etc.

Uno de los puntos más importantes es mantener las versiones actualizadas de los documentos, así como facilitar su locación cuando sea necesario. Además, también es importante eliminar todos aquellos documentos que hayan quedado obsoletos con el paso del tiempo.

 

Documentos controlados y no controlados

documentos-controladosAl implantar un Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001, es fundamental distinguir entre los documentos controlados y no controlados.

Es importante controlar todos aquellos documentos que son esenciales para implantar y mantener un Sistema de Gestión Ambiental, teniendo que actualizarlos o sustituirlos cada cierto tiempo para adaptarse a las nuevas normativas. Por otro lado, pueden dejar de controlarse aquellos documentos que no estaban actualizados cuando se distribuyeron.

Todos los documentos controlados deben mantenerse actualizados y estar etiquetados de la manera correcta. Además, también es importante mantener un registro de los documentos controlados en el que se indique dónde están almacenados, para garantizar que se está llevando a cabo la manipulación adecuada.

Es recomendable contar con un procedimiento que indique cómo actuar, distribuir, almacenar, recuperar, corregir, redistribuir y sustituir los documentos, para evitar confusiones.

.

Claves para implementar un Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 con éxito

– Es importante mantener los procedimientos destinados a controlar todos los documentos necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestión Ambiental.

– Hay que mantener los procedimientos por escrito, para preparar, almacenar, expedir, corregir y revisar los documentos.

– Hay que asegurarse que todos los documentos para el desarrollo, implementación y mantenimiento de un Sistema de Gestión Ambiental sean perfectamente legibles, así como que indiquen la fecha en la que se prepararon, la fecha de revisión, el título del documento y la correspondiente versión del mismo.

– Los procedimientos de control de documentos deben garantizar que los documentos están autorizados por un representante de la gerencia. Además, deben estar localizables y contar con un periodo de revisión para su actualización.

– Los procedimientos de control deben diferenciar entre los documentos controlados y los no controlados.

Conclusión:

Los documentos del Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO 14001 no deben ser confundidos con documentos que contienen información más o menos valiosa, sino cómo documentos que deben ser aprobados por un responsable, y revisados cada cierto tiempo. Asimismo, cuando dejan de estar vigentes, deben ser destruidos y sustituidos por los correctos para evitar confusiones.

2019-05-28T16:23:26+00:00